Mitgliederverwaltung: So behalten Sie den Überblick
Ein Verein lebt von seinen Mitgliedern. Je mehr Menschen sich für eine gemeinsame Sache engagieren, desto lebendiger und vielfältiger ist das Vereinsleben. Eine hohe Mitgliederzahl bedeutet allerdings auch immer, dass die Vereinsverwaltung zu einer Herausforderung wird. Wer hier den Überblick behalten will, muss mit System an die Sache herantreten. Das Zauberwort lautet: Mitgliederverwaltung.
Daten erfassen und gebündelt verwalten
Vereine kommen in den unterschiedlichsten Größen daher. Neben kleinen Zusammenschlüssen mit wenigen Mitgliedern gibt es auch sehr große, denen mehrere hundert Menschen angehören. Ganz klar: Je mehr Personen in einem Verein aktiv sind, desto wichtiger wird die übersichtliche Mitgliederverwaltung.
Diese ist aus verschiedenen Gründen unverzichtbar:
- Die Mitgliederzahl kann immer genau bestimmt werden
- Die Mitglieder können besser zugeordnet und kontaktiert werden
- Die Mitglieder können in mehrere Kategorien (beispielsweise Vorstand, aktive / passive Mitglieder, Einsatzabteilung, Alters- und Ehrenabteilung usw.) eingeteilt werden
- Wichtige Informationen (zum Beispiel Geburtstag, Kontodaten, Adresse usw.) können im Online Kalender hinterlegt und jederzeit angerufen werden
Zusammengefasst: Die Mitgliederverwaltung hilft dabei, den Verein zu strukturieren und ihm eine Übersichtlichkeit zu verleihen. Damit diese gewährleistet werden kann, ist es unumgänglich, alle Mitglieder-Informationen an einem Ort zu bündeln. Hierfür gibt es natürlich die unterschiedlichsten Möglichkeiten. Während die einen auf klassische Excel-Tabellen setzen, nutzen immer mehr Vereine eine spezielle Verwaltungssoftware zur Mitgliederverwaltung. Ein Anbieter, der hierfür bestens geeignet ist, ist Bileico.
Welche Informationen benötige ich zur Mitgliederverwaltung?
Sie wurden damit beauftragt, die Mitgliederverwaltung Ihres Vereins zu übernehmen und wissen noch nicht so richtig, wie Sie sich diesem Thema nähern sollen? Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, dieses Problem zu lösen.
Schritt 1: Überlegen Sie sich, auf welche Weise die Mitgliederverwaltung stattfinden soll
Egal ob tabellarische Notizen oder professionelles Festhalten mit einer Vereinssoftware wie Bileico – zu allererst gilt es, sich zu überlegen, mit welcher Methode Sie arbeiten wollen. Während klassische Tabellen und Listen den Vorteil der einfachen Handhabung haben, überzeugt die Vereinssoftware Bileico durch ein Mehr an Funktionen, die Ihnen die Mitgliederverwaltung stark vereinfachen wird. So können Sie hier nicht nur Kontakte anlegen und mit Informationen anreichern, sondern diese auch immer wieder aktualisieren, ergänzen und löschen. Die Mitgliederverwaltung ist auf diese Weise sehr viel übersichtlicher und letztendlich auch unkomplizierter.
Schritt 2: Erfassen Sie alle Mitglieder
Der nächste Schritt der Mitgliederverwaltung sieht vor, erst einmal alle Mitglieder, die Ihr Verein hat, in die Adressdatenbank zu erfassen. Nutzen Sie hierzu unter Umständen die Hilfe einer zweiten Person, denn oftmals ist es gar nicht so leicht, auch wirklich alle Mitglieder zu benennen.
Wenn Sie eine Liste aller Vereinsmitglieder angefertigt haben, können Sie diese entweder in eine Tabelle einfügen oder damit beginnen, entsprechende Kontakte in der Bileico-Vereinssoftware anzulegen. Wichtig für die Mitgliederverwaltung ist, dass Sie unterschiedliche Informationen zu den Personen festhalten.
Relevante Angaben für den Verein sind:
- voller Name
- Adresse
- Geburtstag / Alter
- Mitgliedschaft seit
- Kontaktmöglichkeiten (Telefon, Mobilfunk, Email, etc.)
Tipp: Die Mitgliederverwaltung sollte immer auch genutzt werden, um vorher vereinbarte Aufgabenfelder festzuhalten. Wenn sich das Mitglied beispielsweise dazu bereit erklärt hat, das Kassenbuch des Vereins zu führen, dann sollte diese Information definitiv in Ihrer Übersicht auftauchen. Auch temporäre Aufgaben können auf diese Weise in der Aufgabenverwaltung notiert werden.
Schritt3: Weisen Sie den Mitgliedern einen Status zu
Dieser Schritt der Mitgliederverwaltung ist vermutlich nicht in jedem Verein notwendig. Ist dieser sehr vielschichtig und feingliedrig organisiert – sprich: Gibt es viele verschiedene Ämter, Abteilungen etc. – ist es durchaus sinnvoll, den einzelnen Mitgliedern einen Status zuzuordnen. Auch hier zeigt sich wieder der große Vorteil einer Vereinssoftware wie Bileico. Mithilfe dieser Anwendung haben Sie nämlich die Möglichkeit, individuelle Status-Optionen im Menü „Extras“ anzulegen. Im Anschluss daran kann jedem Mitglied der entsprechende Status zugeordnet werden.
Dieser Arbeitsschritt ist in mehrerlei Hinsicht von Vorteil:
- Die Vergabe von einem Status hilft Ihnen bei der Suche nach einzelnen Mitgliedern mithilfe der Filter-Funktion
- Vereinsbeiträge können individuell festgelegt werden
- Die Vielzahl der Mitglieder wird strukturiert und geordnet
Die Erhebung des Mitgliederbeitrags: Ein wichtiger Bestandteil der Mitgliederverwaltung
Nahezu jeder Verein finanziert sich zu großen Teilen durch die Mitgliederbeiträge. Wie hoch diese ausfallen, welche Mitglieder welchen Betrag zahlen müssen und in welcher Regelmäßigkeit er erhoben wird, kann von jedem Verein individuell festgelegt werden. Doch auch wenn Sie in diesem Bereich viele Freiheiten haben, ist es unverzichtbar, gewisse Punkte verbindlich festzulegen.
Auch hier kann Ihnen eine gut organisierte Mitgliederverwaltung behilflich sein – beispielsweise dann, wenn ein hinterlegter Status bestimmt, wie hoch der zu zahlende Beitrag ist. Auch angegebene Kontodaten für ein Lastschriftverfahren oder die Festlegung eines Zahlungsrhythmus helfen dem Verein dabei, sich zu strukturieren. Darüber hinaus werden auch die Mitglieder durch eine so gute Organisation entlastet und wissen immer genau, was sie erwartet.
Wenn Sie sich für das Thema Mitgliederbeitrag interessieren, dann empfehlen wir Ihnen unseren Blogeintrag Der Mitgliederbeitrag: Das müssen Sie wissen.
Cloudbasierte Mitgliederverwaltung: Was ist das und was kann das?
Eine der wohl größten Schwierigkeiten bei der Mitgliederverwaltung tritt auf, wenn mehrere Personen auf die Übersichten, Listen und Tabellen zugreifen wollen. Spätestens hier stoßen herkömmliche Methoden an ihre Grenzen. Wenn Sie wollen, dass die Mitgliederverwaltung Ihres Vereins mehreren Menschen gleichzeitig zur Verfügung steht, ist es die beste Lösung, auf einen cloudbasierten Dienst zu setzen. Doch was ist darunter zu verstehen?
Die cloudbasierte Mitgliederverwaltung funktioniert mithilfe einer speziellen Browser-Software wie Bileico. Das bedeutet, dass Sie die Rechnungssoftware nicht downloaden müssen, sondern von jedem Endgerät (zum Beispiel PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) aus abrufen können. Hierzu müssen Sie nur die entsprechende Homepage über den Webbrowser aufrufen und sich mit Ihrem Account anmelden.
Durch die Bereitstellung von Speicherplatz im World Wide Web, der auch als Cloud (zu Deutsch: Wolke) bezeichnet wird, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Mitgliederverwaltung von überall aus und mit jedem Gerät durchzuführen. Sie sind also weder an einen Ort, noch an einen bestimmten PC gebunden, auf dem beispielsweise die entsprechende Excel-Tabelle gespeichert ist. Gleichzeitig können Sie auch bestimmen, welche Personen alles Zugriff auf die Mitgliederverwaltung haben und die hinterlegten Informationen und Daten bearbeiten können.
Die Vorteile der cloudbasierten Mitgliederverwaltung im Überblick
- ortsungebundene Arbeitsweise
- von verschiedenen Endgeräten aus möglich
- angelegte Kontakte und Informationen können von mehreren Personen bearbeitet werden
- Änderungen werden automatisch übernommen und führen nicht zu Verwirrungen
- Wegfall von vielen verschiedenen Dokumenten und Bündelung an einem (virtuellen) Ort