Die Kundenkartei: Immer schön den Überblick behalten!

Je mehr Kunden ein Unternehmen hat, desto wichtiger ist es, diese in geordneter Form zu erfassen. Nicht nur dem Firmeninhaber, sondern auch vielen Mitarbeitern muss ermöglicht werden, Zugriff auf eine übersichtliche Datenbank zu haben, die alle benötigten Informationen zu einer Person bereithält. Wer hier effektiv und zielorientiert arbeiten möchte, tut gut daran, sich eine umfangreiche Kundenkartei anzulegen. Die Firmensoftware Bileico hilft Ihnen dabei.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Was ist eine Kundenkartei?

Wenn in der heutigen Zeit über Kundenkarteien oder eine Adressverwaltung gesprochen wird, dann ist in den wenigsten Fällen noch die Papier-Variante in den klobigen Boxen gemeint. Wie in allen anderen Bereichen hat auch hier die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Die moderne Kundenkartei ist selbstverständlich ein elektronisches Dokument, das mithilfe eines Endgerätes – beispielsweise PC, Laptop, Tablet oder Smartphone- aufgerufen werden kann. Auf die Vorteile der Digitalisierung mit Hilfe einer Online Bürosoftware soll an einer anderen Stelle in diesem Beitrag noch etwas genauer eingegangen werden.

Kundenkarteien stellen eine Übersicht aller gelisteten Kunden in einer Kundendatenbank dar. Es handelt sich bei der digitalen Variante um eine Eingabemaske, in der Sie verschiedene Angaben zu einer Person eintragen können. Hierzu gehören beispielsweise:

• Name
• Adresse
• Firma
• Kontaktdaten
• Geburtstag
• weitere Informationen / Notizen

Ziel der Kundenkartei ist es, Kundenkontakte zu organisieren und in einer Art Adressdatenbank zu sammeln. Unterschiedliche Suchfunktionen der digitalen Kundenkartei führen dazu, dass Sie den gewünschten Kontakt schon nach wenigen Klicks gefunden haben. Der Aspekt der Zeitersparnis spielt hier also ebenfalls eine große Rolle und darf nicht außer Acht gelassen werden.

Unser Tipp: Versehen Sie jeden Kontakt unbedingt mit einem Status. Dieser kann individuell angelegt und an beliebig viele Kunden vergeben werden. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen nicht nur beim Suchen, sondern auch bei der Kategorisierung der einzelnen Kontakte. So ist es beispielsweise denkbar, eine Unterteilung in Neu- und Bestandskunden oder etwas Ähnliches vorzunehmen.

Die Vorteile der digitalen Kundenkartei

„Früher war alles besser!“ Ist das wirklich so? Ganz sicher nicht, denn mit dem technischen Fortschritt erreichen uns auch zahlreiche Vorteile, die sich auch auf die Digitalisierung der Kundenkartei beziehen. Wer seine Kundenkontakte mit dieser Vertriebssoftware digital verwaltet, kann sich auf eine ganze Reihe von Vorzügen freuen. Diese sind:

• Einfaches Erfassen eines neuen Kontaktes via Eingabemaske
• Ständige Aktualisierung möglich
• Übersichtlichkeit
• Unterschiedliche Suchfunktionen
• Automatisches alphabethisches Sortieren der Kontakte
• Ständige (ortsunabhängige) Verfügbarkeit der Kontakte

Der letzte Punkt in dieser Liste ist ein Sonderfall, der hier noch einmal genauer beleuchtet werden soll. Eine digitale Kundenkartei ist nämlich nicht automatisch von überall aus abrufbar. Es kommt darauf an, in was für einem System beziehungsweise in welcher Software die Kundenkartei geführt wird. Handelt es sich hierbei um ein browser- und cloudbasiertes Programm wie Bileico, können Sie die Informationen nicht nur im Büro, sondern auch zuhause, unterwegs – einfach überall abrufen. Ein unschätzbarer Vorteil, der Ihnen vor allem dann zugutekommt, wenn Sie beruflich viel unterwegs sind und/oder flexibel und ortsungebunden arbeiten. Die herkömmliche Excel-Datei kann hier eindeutig nicht mithalten.

Wozu brauche ich eine Kundenkartei?

Zu sagen, dass eine Kundenkartei Übersichtlichkeit schafft, ist natürlich richtig, aber auch ein bisschen allgemein. Wer sich für diese Form der Kundenverwaltung entscheidet, hat natürlich Interesse daran, den größtmöglichen Nutzen daraus resultieren zu lassen. Die folgende Liste verrät Ihnen, in welchen Bereichen Ihnen die Kundenkartei überall behilflich sein kann.

• Akquise: Wann haben Sie eigentlich das letzte Mal mit Herrn Mayer telefoniert? Wurde Frau Schulze schon über die neueste Rabatt-Aktion informiert? Eine gut gepflegte Kundenkartei, die mit allen wichtigen Informationen versehen ist, hilft Ihnen dabei, Ihre Akquise-Arbeit zu optimieren. Ein besonderes Extra von Bileico ist die Funktion „Korrespondenz“. Hier kann ganz genau eingesehen werden, was über welche Kanäle mit dem Kunden kommuniziert wurde.

• Marketing: Eng mit der Kundengewinnung verbunden ist das Marketing. Die direkte Kommunikation mit bereits bestehenden Kunden kann durchaus gewinnbringend sein, wenn Sie es richtig anstellen. Hier ist Individualismus gefragt.

• Networking: Vitamin B ist das A und O in der Geschäftswelt. Indem Sie Ihre Kunden in einer übersichtlichen Kartei sammeln und mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und so weiter versehen, ist es ein Leichtes, in Kontakt zu treten. Außerdem ist die Kundenkartei hilfreich, wenn Sie einen Kontakt an eine andere Person weiterreichen wollen.

• Terminplanung: Wann war noch einmal dieser wichtige Termin mit dem neuen Kunden? Mit dem Online Kalender (gemeinsamer Kalender) von Bileico gehören solche Fragen endgültig der Vergangenheit an. Das Programm ermöglicht nämlich nicht nur, Kontakte anzulegen, sondern diese auch mit entsprechenden Terminen zu verknüpfen.

• Projektarbeit: Eine gut funktionierende interne Kommunikation ist ein wichtiger Schritt auf dem Erfolgsweg von Unternehmen. Auch hier kann die Kundenkartei eine entscheidende Rolle einnehmen. Sie ermöglicht es beispielsweise, Kunden bestimmten Projekten oder Aufgaben zuzuordnen. Außerdem können Mitarbeiter mithilfe der Karteien Kundenkontakte ganz einfach untereinander austauschen und weiterreichen.

• Buchhaltung: Auch wenn Buchhaltung ein leidiges Thema ist, so ist sie doch auch überaus wichtig – vor allem, wenn es um den Punkt Rechnungswesen geht. Auch hier kann eine Kundenkartei wie die von Bileico große Vorteile mit sich bringen. Mithilfe der Rechnungssoftware bzw. dem Rechnungsprogramm kann ein Kontakt nämlich nicht nur mit Terminen, Projekten und Aufgaben verknüpft werden, sondern auch mit offenen Rechnungen, Gutschriften, abzurechnenden Produkten usw.

• Kundenbindung: Last but not least kann die Kundenkartei auch auf der emotionalen Ebene punkten – nämlich dann, wenn es um die Kundenbindung geht. In der Kontaktübersicht sollten nicht nur alle Geburtstage der Kunden verzeichnet sein, sondern auch, was deren Hobbys, Lieblingsrestaurants usw. sind. Wer seinem Gegenüber aufmerksam zuhört, kann interessante Informationen herausfiltern und diese an geeigneter Stelle als Trumpf ausspielen. So schinden Sie mit Sicherheit Eindruck, wenn Sie das besagte Lieblingslokal als Treffpunkt für das nächste Geschäftsessen vorschlagen oder beim Smalltalk auf das heißgeliebte Hobby Ihres Kunden zusprechen kommen. Situationen wie diese bleiben im Gedächtnis und helfen dabei, dass Sie von Ihrem Kunden mit etwas Positivem in Verbindung gebracht werden.

Jedes Unternehmen sollte eine digitale Kundenkartei führen, um das Maximale aus bestehenden und neuen Kontakten zu holen. Hierbei spielt nicht nur die allgemeine Übersichtlichkeit eine Rolle, sondern auch viele weitere Aspekte, die wir in diesem Beitrag umfassend beleuchtet haben. Wichtig ist, dass Sie die Kartei browserbasiert und damit ortsunabhängig abrufen können. Wie oft kommt es schließlich vor, dass Sie eine Telefonnummer oder eine Ansprechperson benötigen, wenn Sie gerade unterwegs und nicht im Büro sind. Doch auch wenn Sie die meiste Zeit an Ihrem Schreibtisch sitzen und von dort aus arbeiten, ist die Kundenkartei folgendes: Absolut unverzichtbar.