Gemeinsamer Kalender: Organisation für Fortgeschrittene

Sowohl Unternehmen als auch Vereine kennen die Schwierigkeit, Termine aufeinander abzustimmen. Da kann der eine nicht, da passt es dem anderen nicht. Das Problem: Manche Termine betreffen unumgänglich mehrere Personen und müssen dementsprechend auch in deren Planer passen. Des Rätsels Lösung: Ein gemeinsamer Kalender, in dem sowohl persönliche als auch kollektive Termine eingetragen und aufeinander abgestimmt werden. Sie sind auf der Suche nach genau so einem Tool? Bileico hat, was Sie wollen.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

„Wann passt es Ihnen denn am besten?“

Terminabsprachen gehören genauso zum daily Business wie Kundentelefonate und das regelmäßige Projektupdate. Was im ersten Moment verhältnismäßig einfach und auch unspektakulär klingt, entpuppt sich in vielen Fällen als echte Herausforderung. Die große Schwierigkeit besteht darin, ein Datum und eine Uhrzeit zu finden, an dem jeder Zeit hat. Ganz klar: Je mehr Personen beispielsweise an einem Meeting teilnehmen sollen, desto komplizierter wird es, einen geeigneten Termin zu finden.

Um Ihnen diese Aufgabe ein ganzes Stück zu erleichtern, ist die Vereins- und Unternehmenssoftware Bileico mit einem Online-Kalender ausgestattet. Es handelt sich hierbei um einen gemeinsamen Kalender, der von mehreren Personen genutzt und mit Terminen befüllt werden kann.

Wer hierzu in der Lage ist, definieren Sie durch das Anlegen einer Gruppe. Diese kann beispielsweise das gesamte Unternehmen, eine einzelne Abteilung oder auch eine bestimmte Projektgruppe einbeziehen.

Jedes Mitglied der Gruppe ist in der Lage, Termine einzutragen, die

• für alle sichtbar sind 
• für ausgewählte Personen sichtbar sind
• nur für ihn oder sie sichtbar ist

Perfekte Übersichtlichkeit durch Kategorisierungen

Die größte Gefahr vom gemeinsamen Kalender ist selbstverständlich die Unübersichtlichkeit. Indem jeder „ohne Rücksicht auf Verluste“ anstehende Termine und Treffen einträgt, kann schnell das Chaos ausbrechen. Um dieses zu vermeiden, können Sie im Fall vom Bileico-Kalender mit einer wirklich einfachen Farb-Kategorisierung arbeiten.

Praxis-Tipp: Legen Sie im Team fest, welche Farbe für welchen Betreff oder welche Kategorie von Termin steht. Einigen Sie sich darauf, dass keine Termine ohne Kategorisierung eingetragen werden.

Bewusster Minimalismus

Wenn es um das Thema Organisation am Arbeitsplatz geht, dann spielt der Faktor Zeit immer eine große Rolle. So ist es beispielsweise wichtig, dass ein Tool nicht nur an genau der richtigen Stelle unterstützt, sondern auch selbst eine effiziente Handhabung ermöglicht. Oder mit anderen Worten: Die Oberfläche des Tools sollte intuitiv und minimalistisch sein, um einfach und schnell bedient werden zu können.

Genau das trifft im Fall des gemeinsamen Kalenders von Bileico zu. Die Möglichkeiten, die Sie beim Anlegen eines Termins haben, können durchaus als überschaubar bezeichnet werden. Doch genau darauf kommt es an: Sie sollen nicht unnötig Zeit verschwenden, indem Sie hier und da und dort noch unnötige Einstellungen wählen und scheinbare Optimierungen vornehmen. Unser Anspruch ist es, Ihnen eine Software anzubieten, die auf das Wesentliche reduziert ist. Im Fall vom gemeinsamen Kalender bedeutet das, dass Sie die folgenden Möglichkeiten beim Einstellen eines Termins haben:

• Betreff des Termins
• farbliche Kategorisierung des Termins
• Datum und Uhrzeit (entweder „ganztägiges Ereignis“ oder „von… bis“)
• Teilnehmer (wahlweise alle Teilnehmer, einzelne Teilnehmer oder nur Sie selbst)
• Ort des Termins
• Bemerkungen / Notizen

Von A wie Aufgabenverteilung bis Z wie Zusammenfassung

Natürlich sollte ein gemeinsamer Kalender in erster Linie für klassische Termine wie Kundengespräche und teaminterne Meetings genutzt werden. Mit ein wenig Kreativität ist es allerdings auch möglich, das Tool für viele andere Bereiche zu nutzen. So können hierüber beispielsweise auch Skype-Konferenzen geplant und terminiert werden, Blog-Redaktionspläne festgehalten und Deadlines kommuniziert werden.

Wie Sie sehen: Die Möglichkeiten sind vielfältig und kennen kaum Grenzen. Aufgrund der Einfachheit von Bileico ist es immer wieder möglich, einen neuen Weg zu gehen und einzelne Features „zweckzuentfremden“. Es kommt immer darauf an, was Sie aus der Software machen, beziehungsweise was Sie aus ihr herausholen.

Nicht nur für Unternehmen, sondern auch Vereine interessant

Bisher war fast ausschließlich die Rede davon, dass Unternehmen (vor allem kleine und mittelständische) von einem gemeinsamen Kalender wie dem von Bileico profitieren können. Natürlich richtet sich der Online-Kalender nicht nur an Firmen, die eine Firmensoftware benötigen, sondern auch viele andere Zielgruppen. Eine davon sind Vereine. Auf welche Weise diese von einem gemeinsamen Kalender profitieren, soll nachfolgend etwas genauer unter die Lupe genommen werden.

In den meisten Vereinen werden natürlich weniger gemeinsame Termine anfallen als in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Das bedeutet jedoch keinesfalls, dass ein gemeinsamer Kalender überflüssig wäre. Ganz im Gegenteil, es gibt immer wieder Veranstaltung, die mit allen oder einzelnen Vereinsmitgliedern geteilt und abgestimmt werden müssen. Hierzu gehören beispielsweise:

• Vereinsversammlungen
• Vorstandsitzungen
• Feste und Veranstaltungen (intern und extern)
• Tag der offenen Tür
• Ausflüge
• Weiterbildungen
• Ausbildungstermine
• Arbeitseinsätze
• Hilfe-Aktionen
• Weihnachtsfeier
• Zeltlager für die Jugend
• Wettkämpfe

Sie sehen: Wenn man sich einmal mit der Thematik auseinandersetzt, kommen ganz schön viele Termine zusammen, die sich das Jahr über ansammeln. Zu sagen, dass Vereine keinen gemeinsamen Kalender benötigen, ist also schlichtweg verkehrt. Wer die anstehenden Veranstaltungen, Treffen und Termine übersichtlich, schnell und vor allen Dingen professionell organisieren will, ist gut beraten, sich den gemeinsamen Kalender von Bileico einmal genauer anzuschauen.

Übrigens: Ein Online-Kalender vereinfacht nicht nur die Absprache von Terminen, sondern sorgt auch dafür, dass bestimmte Arbeitsschritte überflüssig werden. Indem Sie das anstehende Event oder Treffen online mit den Vereinsmitgliedern teilen, müssen Sie nicht mehr jeden einzeln kontaktieren. Statt mühevoll von Haus zu Haus zu laufen und die Einladungen in den Briefkasten zu werfen oder stundenlang E-Mails zu verschicken, genügen wenige Klicks und jeder ist gleichermaßen informiert. Auch spontane Änderungen, Aktualisierungen und die neue Agenda für die Vereinsversammlung können dank Bileico und dem gemeinsamen Kalender schnell und direkt mitgeteilt werden. Noch einfacher und schneller geht es im Grunde genommen nicht mehr (siehe auch: Vereinssoftware: Vereinsverwaltung leicht gemacht).

Ein gemeinsamer Kalender erspart Ihnen nicht nur mühselige Terminabsprachen, sondern auch ganz viel Zeit. Zeit, die Sie in andere Projekte und Aufgaben stecken können und die Sie nicht mit dem mühevollen Versenden von E-Mails oder dem Austragen von Einladungen verschwenden müssen. Dank des Online-Kalenders von Bileico können Sie all Ihre Termine – sowohl persönliche als auch kollektive – in nur einem Tool organisieren. Wählen Sie ganz einfach aus, wem der Termin auch im Kalender angezeigt werden soll oder beschränken Sie ihn auf den eigenen. Praktisch, schnell, intuitiv.