Egal, wohin man schaut, in allen Unternehmen herrscht der gleiche Unmut. Grund für den Frust: Besprechungen, die nicht nur mehrere Stunden dauern und somit den kompletten Workflow behindern, sondern auch noch inhaltslos und vollkommen überflüssig sind. Meetings komplett abschaffen? Auch das ist keine Lösung, immerhin sind die regelmäßigen Treffen notwendig, um sich gegenseitig auf den neusten Stand der Dinge zu bringen und Projekte im Team zu besprechen. Was also her muss, ist ein gesunder Mittelweg. Meetings dürfen nicht länger blanke Zeitverschwendung sein, sondern müssen endlich (wieder?) sinnvoll und effektiv werden.
Der Beitrag im Überblick
6 Probleme in Meetings und ihre Lösung
Das Problem in Zahlen
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die Hälfte aller Meetings wird in Umfragen als „überflüssig“ bezeichnet
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Manager verbringen bis zu zwei Dritteln ihrer Arbeitszeit in Besprechungen
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in den USA verursachen Meetings jährlich Kosten in Höhe von 37 Millionen Dollar
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ein Viertel der Teilnehmer haben gar nichts mit dem Thema einer Besprechung zu tun
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in deutschen Unternehmen finden wöchentlich durchschnittlich vier Meetings statt
6 Probleme in Meetings und ihre Lösung
Halten wir an dieser Stelle noch einmal fest: Deutschland – und wahrscheinlich auch unzählige andere Industrienationen dieser Welt – hat ein wahres Meeting-Problem. Es wird zu viel Zeit (und damit auch Geld) für nichts verschwendet. Wenn auch Sie unter dem Problem leiden, dass Besprechungen im Unternehmen (oder auch im Verein!) viel zu viel Zeit fressen, dann sollten Sie nun unbedingt weiterlesen. Wir stellen Ihnen nämlich 6 klassische Probleme in Meetings vor und verraten Ihnen, wie Sie diese lösen können.
Problem: Meetings finden auch dann statt, wenn kein Bedarf besteht
In den meisten Unternehmen gibt es feste Meeting-Termine – beispielsweise: Jeden Montag um 9 Uhr. Ob es auch wirklich Bedarf für eine solche Besprechung gibt, ist in der Regel egal, schließlich ist dieser Termin fest eingetragen und deswegen indiskutabel. Sie merken beim Lesen sicher schon, wie sinnlos es ist, starre Meeting-Termine in den Online-Kalender der Kollegen einzutragen.
Lösung: Individuelle Terminabsprachen
Es könnte alles so einfach sein! Zum Beispiel, wenn das Meeting wirklich nur dann stattfindet, wenn es auch benötigt wird. Der Montagmorgen als fester Termin für die wöchentliche Besprechung ist grundsätzlich nicht besonders gut geeignet. Wer weiß so kurz nach dem Start der Woche schon, was alles ansteht und erledigt werden muss? Besser ist es, wenn Sie Ihren Angestellten die Zeit geben, um sich zu sortieren und dann fragen, ob Bedarf an einer Besprechung besteht.
Problem: Jeder macht etwas anderes
Dass die meisten Meetings sowieso nur unnütz und zeitraubend sind, ist längst kein Geheimnis mehr. Viele Mitarbeiter reagieren auf die Sinnlosigkeit der Besprechungen, indem Sie sich in dieser Zeit mit etwas anderem befassen. Mit anderen Worten: Sie sind gedanklich ganz wo anders und hören nicht zu. Es ist klar, dass ein Meeting unter diesen Umständen als sinnlos wahrgenommen wird.
Lösung: Alle fokussieren sich
Ja, sicherlich haben Sie und Ihre Kollegen weitaus besseres zu tun und natürlich stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch die Unterlagen. Doch indem jeder Teilnehmer bei der Sache ist, aufmerksam zuhört und qualitative Beiträge liefert, kann die Zeit, die ein Meeting in Anspruch nimmt, merklich verringert werden.
Problem: Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet
„Worum geht es heute nochmal?“ - „Hast du die Agenda per Mail bekommen?“ - „Upsi, ich hab schon wieder vergessen, die Auswertung auszudrucken.“ Unvorbereitete Teilnehmer werfen ganz schön viel Sand ins Meeting-Getriebe.
Lösung: Jeder bereitet sich auf das Meeting vor
Wenn die Besprechung nicht gerade spontan und in einer Krisensituation einberufen wird, hat man in der Regel genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten. Tun Sie dies – indem Sie Ihre Unterlagen zusammensuchen, Ihren Redebeitrag vorbereiten und Fragen notieren. Wenn jeder vorbereitet in die Besprechung geht, wird sich der Zeitaufwand stark verkürzen. Das bedeutet aber auch, dass im Vorfeld klar kommuniziert werden muss, was das Thema des Meetings ist und welche Punkte alles besprochen werden sollen.
Tipp: Die vorherige Ankündigung der Besprechung und ihrer Inhalte kann beispielsweise über die Unternehmenssoftware Bileico stattfinden.
Problem: Die Kommunikation ist unproduktiv
Hier eine destruktive Kritik, da ein unangebrachter Jammer-Anfall und dort der Kollege, der immer mit einem Thema um die Ecke kommt, das gar nicht Inhalt der Besprechung ist. Die Kommunikation bei Meetings wird immer dann zum Zeitfresser-Problem, wenn sie in eine unproduktive Richtung abdriftet. Leider ist das sehr oft der Fall.
Lösung: Ein Moderator sorgt für Struktur
Der Moderator leitet die Besprechung und sorgt dafür, dass sie ein möglichst hohes Maß an Produktivität mit sich bringt – beispielsweise indem er Redebeiträge klar verteilt und auch zeitlich limitiert, Diskussionen aktiv voranbringt und Teilnehmer auf „Regelverstöße“ (siehe weiter unten) wie destruktive Kritik hinweist.
Problem: Die Konzentration der Teilnehmer nimmt ab
Meetings werden oftmals ohne Rücksicht auf Verluste durchgezogen. Sie ziehen sich über mehrere Stunden, behandeln komplexe Themen ohne Anschauungsmaterial und bieten eine Plattform für die Monologe einzelnen Personen. Dass hierbei die Konzentration der Teilnehmer auf der Strecke bleibt, ist kein Wunder.
Lösung: Sorgen Sie für Abwechslung
Ein Meeting sollte (nach Möglichkeit) immer zeitlich limitiert sein. Ist mehr als eine Stunde dafür angesetzt, muss irgendwann eine kurze Pause stattfinden. Weiterhin dürfen auch die einzelnen Redebeiträge nie ausufern. Anstatt die Kollegen endlos „vollzulabern“, sollten Sie auf Interaktion setzen. Fragen, Meinungen, Diskussionen… all das sorgt für Abwechslung und bringt die Teilnehmer dazu, sich zu konzentrieren.
Problem: Teilnehmer trauen sich nicht, etwas zu sagen
Immer wieder geraten Gespräche ins Stocken, weil die Kommunikation nicht nur unproduktiv, sondern auch gehemmt ist. Der Grund hierfür sind Mitarbeiter, die Angst haben, für ihren Beitrag Spott oder pauschale Kritik zu ernten.
Lösung: Offene Diskurse fördern
Der Moderator eines Besprechung sollte stets darum bemüht sein, alle Teilnehmer zum Reden zu animieren. Das gelingt unter anderem, indem im Vorfeld klare Regeln festgelegt werden, wie zum Beispiel:
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Jeder darf ausreden.
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Keiner fällt einem anderen ins Wort.
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Kritik ist erlaubt, wenn sie konstruktiv ist.
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Diskussionen sind erwünscht, wenn sie dem Thema entsprechen.
Auch wenn es sich hierbei im Grunde genommen um Selbstverständlichkeiten handelt, scheinen doch immer wieder Mitarbeiter zu vergessen, was sich gehört und was einem effektiven Meeting dienlich ist.
Haben Sie weitere Tipps für produktive Besprechungen? Wir freuen uns auf Ihre Ergänzungen!
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