Teamkalender: organisieren Sie Ihr Team!

Teamwork ist eines jener Schlagwörter, die in der Theorie zwar großartig klingen, in der Praxis aber häufig nur schwer umsetzbar sind. Gerade in Unternehmen, in denen viele unterschiedliche Charaktere aufeinandertreffen und plötzlich an einem Strang ziehen müssen, kann es manchmal ganz schön schwer sein, Ordnung ins Chaos zu bringen – erst recht, wenn keinerlei System vorhanden ist. Gute Gruppenarbeit ist jedoch kein Zufallsprodukt, sondern kann auf verschiedenen Wegen gefördert und verfeinert werden. Einer dieser Wege ist die Nutzung von einem Teamkalender.

Dieser kurze Film gibt Ihnen einen ersten Eindruck, welche Möglichkeiten Ihnen Bileico bietet.

Was ist ein Teamkalender?

Die Zahl der Menschen, die noch einen analogen Kalender zum Koordinieren der privaten und beruflichen Termine nutzen, schrumpft immer weiter. Die Digitalisierung greift auch in diesem Bereich um sich und sorgt dafür, dass Online Kalender ihren großen Siegeszug feiern. Ein Onlinekalender kann auf verschiedene Weisen genutzt werden. Eine klassische und besonders praktische Variante ist der vorinstallierte Kalender auf dem Smartphone. Darüber hinaus gibt es unzählige weitere Anwendungen und Apps, die dafür sorgen, dass wir unseren digitalen Kalender immer bei uns haben. Auch Online-Kalender, die im Email-Programm integriert sind, sind ausgesprochen beliebt und praktisch. Sie alle stoßen jedoch früher oder später an eine Grenze – nämlich dann, wenn es darum geht, dass mehrere Menschen auf den Kalender zugreifen können. In diesem Fall kommt der sogenannte Teamkalender zum Einsatz.

Hierbei handelt es sich ebenfalls um einen Onlinekalender, der über verschiedene Geräte – beispielsweise Laptop, Tablet und Smartphone – aufgerufen werden kann. Das Besondere am Teamkalender ist jedoch, dass er nicht nur einer Einzelperson, sondern – der Name lässt es bereits vermuten – einem Team, also mehreren Menschen zur Verfügung steht. Welche Vorteile ein gemeinsamer Kalender mit sich bringt und wie Sie Ihn effektiv nutzen, soll nachfolgend genauer erklärt werden.

Die Vorteile von einem Teamkalender

Jeder, der schon einmal ein Gruppen-Meeting organisieren musste, weiß, wie anstrengend und kompliziert es ist, ein Datum zu finden, an dem es jedem Teilnehmer passt. Eine ähnliche Herausforderung lauert, wenn unterschiedliche Termine aufeinander abgestimmt werden müssen und sich plötzlich mehrere überschneiden. Keine Frage: Beim Thema Organisation und Terminabsprache ist ein langer Atem erfordert – vor allem in großen Gruppen.

Doch zum Glück gibt es Teamkalender wie den von Bileico, die bei genau diesen Problemen behilflich sind. Ein solches Planungstool erspart Ihnen nicht nur jede Menge Zeit, sondern auch Nerven. Mithilfe vom Bileico Teamkalender ist es ein Leichtes, Termine zu planen, aufeinander abzustimmen und mit dem gesamten Team zu kommunizieren. Die folgenden Vorteile dürften für sich sprechen:

Einfaches Anlegen von Terminen: Die Unternehmenssoftware Bileico besteht aus mehreren Bausteinen, von denen der Teamkalender nur einer ist. Alle Elemente sind intuitiv aufgebaut und deswegen besonders leicht bedienbar. Das gilt auch für das Anlegen eines Termins. Wenn Sie ein Meeting, ein Geschäftsessen oder einen anderen Termin in den Kalender eintragen wollen, öffnet sich eine übersichtliche Eingabemaske, in der Sie in Sekundenschnelle alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Inhalte hinterlegen können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Teilnehmer auszuwählen, die dann sofort über den anstehenden Termin informiert werden.

Übersichtlichkeit: Wird ein Termin im Gruppenkalender eingetragen, erscheint er sofort in der Ansicht aller Teilnehmer. Jedes Teammitglied weiß also immer ganz genau, was ansteht und welche Termine für die jeweilige Person relevant sind. Um all den Terminen noch mehr Übersichtlichkeit zu verleihen, können Sie im Teamkalender von Bileico mit verschiedenfarbigen Kategorien arbeiten. Eine mögliche Kategorisierung kann beispielsweise wie folgt aussehen:

• Grün: Wöchentliches Jour fixe

• Orange: Projekt-Meeting

• Blau: Kundentermine

• Rot: Telefonkonferenz

• Gelb: private / persönliche Termine

Alle Termine in einem Kalender: Nur weil es sich um einen Teamkalender handelt, muss das übriges nicht heißen, dass Sie nur Team-Termine eintragen können. Mithilfe von Bileico können Sie sowohl Ihre beruflichen als auch privaten Termine und Verabredungen planen und perfekt aufeinander abstimmen. Indem Sie eine Kategorie für private beziehungsweise persönliche Termine anlegen und diese für keine weiteren Teammitglieder freigeben, findet eine hervorragende Integration statt.

Flexibler Zugriff – immer und überall: Unsere Firmensoftware Bileico mit integriertem Teamkalender arbeitet cloud- und webbasiert. Das bedeutet, dass Sie sie von den unterschiedlichsten Endgeräten aus aufrufen können. Wichtig ist nur, dass dieses einen Internetzugang hat. Natürlich ergeben sich durch diese Nutzung gleich mehrere Vorteile. Einer davon ist, dass Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort auf Ihren Teamkalender zugreifen können. Egal ob im Büro, auf dem Weg zum Geschäftsessen oder auf dem Fußballplatz – dank Bileico haben Sie Ihre Terminübersicht immer bei sich und können zu jedem Zeitpunkt optimal planen.

So nutzen Sie den Teamkalender in der Praxis

Weiter oben im Text wurden schon einige Anwendungsbeispiele für den Teamkalender genannt. Trotzdem sollen Sie an dieser Stelle noch einmal kompakt zusammengefasst werden. Wie praktisch so ein Online-Kalender für das ganze Team ist, wird nämlich oft erst in der Praxis erkennbar.

• Termin-Absprache: Wenn alle Termine – auch die der Kollegen – in einem Kalender aufgeführt werden, ist es viel leichter, eine Lücke zu finden, in der alle Zeit haben. Teamkalender eignen sich hervorragend, um einen gemeinsamen Termin festzulegen und auf andere abzustimmen.

• Information über den Termin: Wenn der Termin einmal festgelegt wurde, werden alle Teilnehmer direkt über den Teamkalender darüber informiert. Es kann also niemand mehr die Ausrede „Aber mir hat keiner was von dem Meeting gesagt“ benutzen, um sich vor Besprechungen zu drücken.

• Absage des Termins: Falls es doch einmal vorkommen sollte, dass jemandem der gemeinsame Termin nicht passt, kann er einen entsprechenden Vermerk im Gruppenkalender hinterlassen und somit die anderen informieren. Zusätzliche Emails, Chats oder Telefonate sind nicht nötig.

• Urlaubsplanung und -absprachen: Das Abstimmen von Urlaubstagen ist in vielen Unternehmen ein heißes Thema, das mithilfe von einem Teamkalender stark vereinfacht werden kann. Hier kann jeder seinen Urlaub eintragen und so markieren, dass er auch für die Kollegen sichtbar ist. Das gleiche Prinzip funktioniert übrigens auch im Fall von Krankheitstagen. Wird das Fehlen eines Kollegen im Gruppenkalender vermerkt, wissen alle anderen sofort Bescheid.

• Inhaltliche Planung des Meetings: Wie oft kommt es vor, dass Meetings einberufen werden und niemand weiß, worum es bei der Besprechung gehen soll? Wenn Ihnen diese Problematik bekannt vorkommt, ist es höchste Zeit für einen Teamkalender. Mithilfe von diesem können Sie nämlich schon vorab alle Teilnehmer briefen und auf das vorbereiten, was im Meeting besprochen werden soll. Weiterhin bietet der Kalender jedem Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen, Anregungen und Kritik direkt in den Gruppentermin zu schreiben. Wenn das Meeting dann stattfindet, kann alles Stichpunkt für Stichpunkt abgearbeitet werden.

• Redaktionsplan und mehr: Falls Ihr Unternehmen einen Blog führt oder anderweitig redaktionell aktiv ist, kann der Teamkalender übrigens auch zum Redaktionsplan umfunktioniert werden. Oder zur Übersicht fürs Kantinenessen. Oder zur Einladung für ein gemeinschaftliches Feierabendbier. Den Möglichkeiten sind wirklich kaum Grenzen gesetzt.