Virtuelle Meetings sind keine Erfindung der Corona-Pandemie. Doch es kann keinesfalls abgestritten werden, dass sie durch eben diese in den letzten Monaten extrem in den Fokus gerückt sind und an Bedeutung gewonnen haben. Nicht wenige Unternehmen, die zuvor ausnahmslos auf Präsenz-Meetings gesetzt haben, sind mittlerweile auf die virtuellen Treffen umgestiegen – und stellen fest: So einfach, wie es zunächst einmal klingt, ist es gar nicht. Tatsächlich halten virtuelle Meetings etliche Fettnäpfchen bereit. Wir benennen sie in diesem Beitrag und verraten Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.
#1 das falsche Outfit
Das Home Office verleitet viele Menschen dazu, es nicht mehr allzu genau mit dem beruflichen Dresscode zu nehmen. Das ist in Ordnung – sofern keine (spontanen) Meetings anstehen. Auch wenn ein Treffen „nur“ virtuell stattfindet, ist es doch ein Zeichen von Respekt, sich entsprechend zu kleiden. Konkret bedeutet das:
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Vermeiden Sie den „Gammel-Look“
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Achten Sie darauf, dass Ihre Kleidung knitterfrei ist
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Achten Sie darauf, dass Sie keine Flecken auf der Kleidung haben
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Übertreiben Sie es nicht mit dem Styling
Als allgemeine Faustregel gilt: So, wie Sie sich fürs Büro anziehen würden, dürfen und sollten Sie sich auch im Home Office kleiden.
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#2 ein unangebrachter Hintergrund
Von privat bis peinlich – der Hintergrund ist ein echter Klassiker unter den Fettnäpfchen bei virtuellen Meetings. Wenn Sie Ihren Kollegen (und vor allem Vorgesetzten) keine zu intimen Einblicke in Ihr Zuhause geben wollen, dann sollten Sie grundsätzlich:
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Privates (Fotos, Kinderspielzeug, Wäscheständer etc.) wegräumen
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für Ordnung sorgen
Alternativ können Sie mit Ihrem Laptop auch einfach vor einen neutralen Hintergrund umziehen oder die Weichzeichner-Funktion nutzen, die manche Tools für virtuelle Konferenzen anbieten. Diese sorgt dafür, dass alles um Sie herum verschwimmt und andere Teilnehmer nicht erkennen können, wie es hinter Ihnen aussieht.
Tipp: Ein Bücherregal mag sich für viele als „geeigneter“, weil intellektueller Hintergrund erwiesen haben. Doch fragen Sie sich unbedingt, ob die anderen Teilnehmer des Meetings wirklich detailliert erfahren müssen, was Sie und Ihre Familienmitglieder in Ihrer Freizeit lesen.
#3 eine laute Geräuschkulisse
Die Waschmaschine, die beim Schleudern droht, abzuheben, das Gluckern des Geschirrspülautomaten, der Staubsaugerroboter, der seine Runden dreht – kaum etwas stört virtuelle Meetings so sehr wie laute Geräusche.
Um diese zu vermeiden, sollten Sie sich genau überlegen, wann welche Haushaltstätigkeit sinnvoll und notwendig ist. Verschieben Sie sie lieber auf einen anderen Zeitpunkt oder schließen Sie zumindest die Türen, um möglichst ungestört am Meeting teilnehmen zu können. Auch die Funktion der Zeitvorwahl an manchen Geräten kann sich als hilfreich erweisen.
#4 Ablenkungsfallen
Auch wenn die Versuchung groß ist, gedanklich etwas abzuschweifen, sollten Sie auch bei virtuellen Meetings immer aufmerksam sein. Das bedeutet im Umkehrschluss:
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kein Onlineshopping nebenbei
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keine Nachrichten an den besten Freund
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kein Scrollen durch soziale Medien
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kein ständiges Aufstehen und Umherlaufen
Grundsätzlich sollten Sie Ihr Smartphone für die Dauer des Meetings lieber aus Ihrem Sichtfeld verbannen. Außerdem ist es immer eine gute Idee, die Tür hinter sich zu schließen und somit den anderen Menschen in Ihrem Haushalt zu signalisieren: Bitte nicht stören!
Wenn Sie kleine Kinder haben, die diese Grenze noch nicht respektieren, dann können Sie (falls möglich) Ihren Partner oder Ihre Partnerin bitten, in der Zeit der virtuellen Konferenz auf diese aufzupassen.
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#5 externe Störfaktoren
Es gibt Dinge, die jenseits unseres Einflussbereiches liegen und selbst das am besten vorbereitete Online-Meeting torpedieren können. Ob nun der Nachbar, der urplötzlich ein Regal an die Wand schrauben muss, der Paketbote, der endlich die langersehnte Bestellung bringt oder das Kind, dass gerade jetzt unbedingt bei Mama oder Papa auf dem Schoß sitzen möchte – gewisse Störfaktoren müssen wir einfach akzeptieren.
Um dennoch nicht den Groll der anderen Meeting-Teilnehmer auf sich zu ziehen, sollten Sie sich unbedingt für die Unruhe entschuldigen und eventuell für einen Moment Kamera und Mikrofon ausschalten. Dadurch werden die Kollegen nicht ebenfalls gestört und Sie können trotzdem weiter der Besprechung lauschen.
#6 unstrukturierte Redebeiträge
Virtuelle Meetings haben den großen Nachteil, dass einzelne Redebeiträge meist ganz leicht zeitversetzt bei den anderen Teilnehmern ankommen und das Gespräch somit asynchron wird. Hinzukommt, dass viele Online-Treffen keinen roten Faden haben und außer der übergeordneten Thematik kaum etwas festgehalten wurde. Kommt dann noch der übliche Smalltalk hinzu, der normalerweise auf dem Flur oder in der Teeküche stattfinden würde, ist das Chaos perfekt.
Um dieses möglichst zu unterbinden und Struktur in den Gesprächsverlauf zu bringen, ist es durchaus sinnvoll, vorher eine Agenda mit konkreten Punkten zu erstellen und einen Moderator festzulegen, der durch diese führt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Meeting zu jeder Zeit zielführend bleibt und einzelne Gesprächsstränge nicht in eine kontraproduktive Richtung abdriften.
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Tipp: Seine Zustimmung auszudrücken ist im virtuellen Raum nicht immer einfach. Während bestätigendes Nicken oftmals untergeht, können verbale Ausdrücke (beispielsweise „Ja“, „Finde ich gut“ oder „Ich stimme zu“) schnell zu unnötiger Unruhe führen. Ein Zeichen, das weder übersehen werden kann, noch den Redenden unterbricht, ist der „Daumen nach oben“, der gut sichtbar in die Kamera gehalten werden kann und nonverbal suggeriert „Ich stimme dir/Ihnen zu, reden Sie gern weiter.“
#7 unklare Aussagen ohne konkreten Adressaten
Ähnlich verwirrend wird es in Video-Meetings, wenn nicht ganz klar ist, an wen eigentlich eine konkrete Aussage gerichtet ist – der sonst so eindeutige Blickkontakt fällt im Digitalen schließlich ziemlich schwer. Um diesem Fettnäpfchen auszuweichen und peinliche Pausen zu vermeiden, hilft ein ganz einfacher Trick: Benennen Sie einfach die Person, an die Sie beispielsweise eine Frage richten und lassen Sie dadurch keinerlei Zweifel daran, wer darauf antworten soll.
Digitale Meetings per Video-Chat sind nicht das gleiche wie analoge Treffen, bei denen die Dinge face-to-face besprochen werden können. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich auf diese mitunter neue Situation vorbereiten und eventuelle Fallstricke ganz genau kennen. Dieser Artikel hat Ihnen nicht nur erklärt, welche das konkret sind, sondern auch, wie Sie ihnen ausweichen können.
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