Ein Vereinsvorstand setzt sich aus vielen verschiedenen Personen zusammen. Neben den klassischen Vertretern wie Vorsitzender, Kassenwart und Schriftführer gibt es auch immer wieder „Exoten“, die nicht in jedem Vorstand anzutreffen sind. Ein gutes Beispiel hierfür sind die ständigen Gäste – Vorstandsmitglieder, die streng genommen gar keine echten Vorstandsmitglieder sind. Was es mit den ständigen Gästen auf sich hat, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.
Der Beitrag im Überblick
Die ständigen Gäste: Besucher ohne Stimmrecht
Welche Anforderungen muss ein ständiger Gast erfüllen?
Welche Aufgaben müssen die ständigen Gäste erledigen?
Was ist der Unterschied zwischen ständigen Gästen und Beisitzern?
Braucht unser Vereinsvorstand unbedingt ständige Gäste?
Die ständigen Gäste: Besucher ohne Stimmrecht
Die Rolle der ständigen Gäste geht bereits aus ihrem Namen hervor. Es handelt sich hierbei – salopp formuliert – um Besucher, die einer Vorstandssitzung zwar regelmäßig beiwohnen, aber keine ausführende Macht besitzen.
Das wird am ehesten dann deutlich, wenn man sich vor Augen führt, dass ständige Gäste kein Stimmrecht besitzen. Stattdessen übernehmen sie die Rolle der Zuhörer, die die Entwicklungen in einer Vorstandssitzung hinterher den anderen Vereinsmitglieder mitteilen können. Ständige Gäste können demzufolge auch als Bindeglied zwischen den Vorstands- und sonstigen Mitgliedern verstanden werden.
Wichtig zu wissen: Wenn Sie ständige Gäste in Ihre Vorstandssitzungen einladen wollen, dann sollte die genaue Anzahl in der Vereinssatzung festgelegt werden. In der Praxis sind oftmals fünf ständige Gäste üblich. Sie können allerdings auch mehr oder weniger bestimmen.
Welche Anforderungen muss ein ständiger Gast erfüllen?
Vereinsmitglieder, die einer Vorstandssitzung als ständige Gäste beiwohnen, sollten sich in erster Linie in Zurückhaltung üben können.
Da sie kein eigenes Stimmrecht besitzen, gelten Sie als passive Vorstandsmitglieder, die keinerlei aktive Gestaltungsmöglichkeiten haben. Nicht jedes Vereinsmitglied ist für diesen Posten geschaffen, was wiederum dazu führt, dass die ständigen Gäste mit Bedacht ausgewählt werden sollten.
Wer sich für diese Position innerhalb des Vereinsvorstandes interessiert, der sollte
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ein guter Zuhörer sein
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in der Lage sein, andere Menschen Entscheidungen treffen zu lassen
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keine Probleme damit haben, im Hintergrund zu agieren
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sich unterordnen können
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großes Interesse an einer positiven Entwicklung des Vereins haben
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fähig sein, Entscheidungen des Vorstands an die anderen Vereinsmitglieder weiterzugeben
Welche Aufgaben müssen die ständigen Gäste erledigen?
Vereinsmitglieder, die einer Vorstandssitzung als ständige Gäste beiwohnen, haben eine überschaubare Aufgabenliste.
Ihre Funktion besteht in erster Linie darin, die Versammlung als stille Zuhörer zu verfolgen und somit als „Außenstehende“ einen Einblick in die Machenschaften des Vorstands zu erhalten.
Als Bindeglied zwischen Vorstand und den restlichen Vereinsmitgliedern ist es außerdem ihre Aufgabe, allen Interessierten Auskunft darüber zu geben, was in den Vorstandssitzungen besprochen und beschlossen wurde.
Eine dritte wichtige Rolle, die die ständigen Gäste einnehmen können (aber nicht zwangsläufig müssen), ist die des Beraters. Gerade dann, wenn es darum geht, die Bedürfnisse und Wünsche der sonstigen Vereinsmitglieder zu repräsentieren und in eine Entscheidung einfließen zu lassen, kann die Meinung der ständigen Gäste sehr aufschlussreich und sogar beeinflussend sein.
Was ist der Unterschied zwischen ständigen Gästen und Beisitzern?
In der Praxis kann immer wieder beobachtet werden, dass die Positionen „Beisitzer“ und „ständige Gäste“ von Vereinen synonym gebraucht und damit verwechselt werden.
Fakt ist jedoch: Es handelt sich hierbei um zwei unterschiedliche Vorstandsmitglieder, die klar voneinander getrennt werden müssen.
Obwohl auch den Beisitzern meist keine konkreten Aufgabenbereiche zugesprochen werden, unterscheidet sie jedoch eine wesentliche Eigenschaft klar von den ständigen Gästen: Ihr Stimmrecht.
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Beisitzer dürfen sich an Abstimmungen innerhalb des Vorstands beteiligen und haben eine Stimme wie jedes andere Mitglied
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Ständige Gäste können sich nicht an Abstimmungen innerhalb des Vorstands beteiligen, da sie keine eigene Stimme haben
Braucht unser Vereinsvorstand unbedingt ständige Gäste?
Die ständigen Gäste können Teil des Vereinsvorstandes sein, müssen es aber nicht. Es gibt viele Vereine, die bewusst auf diesen Posten verzichten und stattdessen auf eine offene Kommunikation mit den anderen Mitgliedern setzen. Dadurch wird das „Bindeglied“, das die ständigen Gäste darstellen, überflüssig.
Wenn Sie diesbezüglich jedoch nichts dem Zufall überlassen wollen (und/oder in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht haben), dann ist es durchaus sinnvoll, ständige Gäste zur nächsten Vorstandssitzung einzuladen.
Bedenken Sie jedoch immer, dass diese (Neu-)Regelung auch unbedingt entsprechend in der Vereinssatzung festgehalten werden muss.
Die ständigen Gäste sind Mitglieder, die nicht in jedem Vereinsvorstand vorkommen. Wenn sie jedoch eingesetzt werden, dann aus einem guten Grund. Auch wenn diese Vorstandsmitglieder kein Stimmrecht haben und deswegen als passiv bezeichnet werden können, übernehmen Sie doch eine wichtige Funktion als Zuhörer, Berater und Bindeglied zwischen Vorstand und dem Rest des Vereins.
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